ARSIP BISNIS (1)


Setiap orang dan organisasi membuat dan menggunakan rekod dalam setiap kegiatan usahanya sehari-hari maupun pada saat melakukan transaksi bisnisnya. Rekod menjadi tulang punggung dalam membina hubungan antar orang atau organisasi.  Rekod itu sendiri tercipta sebagai hasil samping suatu kegiatan. Hasil samping ini bukan berarti rekod adalah sampah atau barang yang tidak berguna, justru rekod merupakan hal yang utama sehingga menjadi urat nadinya suatu perusahaan atau organsasi.Rekod kurang lebih mempunyai arti yaitu cantuman atau informasi yang terekam dalam bentuk media apapun.
Berdasarkan UU Pokok Kearsipan dikatakan bahwa  rekod atau disebut juga arsip merupakan “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan” atau pada ayat b dikatakan,
“ Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta  dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.”Dari kedua ayat tersebut terbukti bahwa arsip/naskah rekod itu sengaja diciptakan. Jadi anggapan pertugas rekod melaksanakan kegiatan rekod sebagai kegiatan yang rendah sangat keliru. Justru sekarang dengan bertambahnya teknologi untuk menciptakan rekod maka profesi petugas rekod menjadi lebih terangkat dan sangat penting di setiap perusahaan atau instansi pemerintah.
Dengan terciptanya rekod yang sangat tinggi volumenya sekarang ini (dikarenakan sudah majunya teknologi dan kebutuhan informasi yang cepat) membutuhkan penanganan rekod yang benar dan baik sehingga pada saat penemuan kembalinya menjadi lebih mudah, cepat dan tepat. Dalam menangani arsip bisnis maka diperlukan
1)     Tenaga/ SDM yang mengerti tentang bagaimana mengelola, menata,memlihara dan melakukan kegiatan kearsipan lainnya.
2)     Manajemen atau aturan yang baku.
3)     Sarana atau media untuk penyimpanan dan penemuan kembali (software atau pangkalan database yang digunakan).
4)     Biaya. Namun faktor keempat ini dapat ditekan atau disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Diperlukan tenaga kerja yang mengerti tentang pengelolaan rekod merupakan hal yang mutlak, karena dengan tenaga kerja yang telah mempunyai wawasan tentang pekerjaannya dapat memudahkan pengelolaan kearsipan di perusahaan dimana ia bekerja. Yang diperlukan oleh seorang tenaga kearsipan dalam menangani arsip bisnis adalah
1)     Wawasan mengenai lingkup usaha  perusahaan.
2)     Kegunaan rekod dan apa  keuntungannya bagi perusahaan.
3)     Mengetahui dan dapat menganalisa kebutuhan perusahaan baik sarana dan pra sarana.
Pengetahuan seorang arsiparis sangat dibutuhkan dalam menanggani arsip bisnis. Seorang arsiparis dituntut untuk dapat bekerja sesuai dengan ritme atau kondisi perusahaan yang sangat membutuhkan keputusan yang diambil secara cepat, tepat dan benar. Selain pengetahuan kearsipan seorang arsiparis membutuhkan pengetahuan teknologi modern tentang komputer atau sarana teknologi yang lain untuk menunjang pengelolaan arsip bisnis.
Dalam pengelolaan arsip bisnis diperlukan juga sebuah manajemen kearsipan yang benar-benar ditangani dengan baik. Baik dari tahap penciptaan (creation), pengelolaan & penataan. penggunaan & pemeliharaan (use & maintenance) sampai tahap penemuan kembali atau tahap penyusutan (disposal). Tahapan-tahapan ini harus ditata sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah manajemen yang efektif dan efisien untuk menunjang tujuan utama perusahaan. Tanpa adanya Manajemen yang baik dapat dikatakan usaha atau perkembangan perusahaan tersebut menjadi terhambat karena lajunya informasi dapat tersendat-sendat. Manajemen kearsipan yang baik dan benar dibutuhkan karena rekod merupakan gudangnya informasi atau disebut juga sebagai coporate memori (pusat ingatan perusahaan). Sehingga hal ini merupakan suatu bagian yang terpenting untuk diperhatikan.
Selain manajemen kearsipan yang baik dan benar diperlukan juga sarana penyimpanan dan penemuan kembali. Karena 75%  pekerjaan petugas arsip adalah mencari data, menyajikan data serta mengembalikan dan memberikan service atau pelayanan bagi pengguna arsip. Untuk pengambilan keputusan, keperluan riset, bukti hukum atau permintaan lainnya.
Di era teknologi yang modern diperlukan sebuah sarana penyimpanan dan penemuan kembali data melalui pangkalan data  yang memudahkan petugas mencari data dan menyajikannya kepada pengguna. Software pangkalan data yang diperlukan tergantung kebutuhuan dari organisasi. Banyaknya software untuk pangkalan data yang ada diluaran dari software yang kompleks sampai yang sederhana dapat kita temui.
Sekarang tinggal bagaimana petugas arsip dapat memilih software yang tepat sesuai kondisi perusahaan. Faktor yang menentukan kurang lebih :
1)   Struktur organisasi. Apakah perusahaan kecil, menengah, atau besar ?
2)  Jumlah arsip yang tercipta  dalam sehari.
3)   SDM yang ada di perusahaan.
4)     Bidang Usaha yang dijalankan
5)     Anggaran biaya bagi penataan kearsipan.
Dengan adanya faktor-faktor tersebut dapat kita lakukan penelitian software apa yang
 kira-kira dibutuhkan oleh perushaaan. Faktor lainnya yang harus diperhatikan dalam mengelola arsip bisnis adalah faktor biaya. Walaupun faktor tersebut dapat kita  abaikan lebih dulu. Namun faktor biaya dapat menjadi penentu apakah pengelolaan arsip itu dapat berjalan dengan baik atau tidak. Meskipun kita dapat melakukan strategi usaha yang meminimalkan faktor tersebut serendah mungkin.

Posted on Juni 8, 2011, in Kearsipan. Bookmark the permalink. Tinggalkan komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: