ARSIP BISNIS (2)


Jenis Arsip Bisnis
Menurut Lesley Richmond dalam tulisannya mengenai Corporate Records, Arsip bisnis itu terdiri dari :
1.Corporate Records yang isinya antara lain AD/ART, Memo dan artikel mengenai perusahaan,
   Sertifikat Perusahaan, Akte Perusahaan, Perjanjian Kerjasama, Daftar Nama direktur dan
   Pemegang Saham, Minutes Pertemuan Tahunan, Rapat Komisi, Direktori Laporan Tahunan
  dan Keuangan bagi Pemegang Saham, dll
2.Share Records seperti prospektus, Daftar Nama pemegang saham, Formulir dan Transfer,
  Sertifikat Pemegang Saham, dll
3.Internal Administration berisi Surat-menyurat, Buku Agenda, dll
4. Arsip Keuangan seperti Neraca Rugi Laba, Laporan Audit, Jurnal Harian/Bulanan /Tahunan,
   Invoices, Pajak, Bukti Pembayaran, Cek, Formulir Keanggotan Bank, dll
5.Arsip Hukum seperti Arsip tentang paten dan logo, perjanjian-perjanjian, dlll
6.Operasional seperti Buku Perintah dan Estimasi, Buku Harian, Teknik Menggambar, Hasil
  Pengembangan dan Riset dll
7. Pemasaran dan Humas seperti katalog, leaflet, Pengumuman, foto dan video, press release,
   majalah perushaan dll.
8.Personalia seperti buku honorarium, Daftar Nama Pegawai, Arsip Pensiun dll
Jenis arsip diatas merupakan  arasip-arsip yang akan digunakan atau akan ditangani oleh petugas arsip. walaupun dalam kenyataannya arsip-arsip tersebut diatas masih dapat berkurang atau lebih banyak lagi jenis arsip yang tercipta.
Bedasarkan hasil pengamatan dan presentasi serta kunjungan ke beberapa tempat atau perusahaan yang bergerak di bidang usaha. Arsip bisnis dibuat untuk menunjang tugas dan fungsi pokok perusahaan tersebut. Perusahaan-perusahaan tersebut sangat menghargai dan berpendapat bahwa rekod maupun arsip yang disimpan dan dikelola harus benar-benar diperhatikan penanganannya. Sejak dari awal penciptaan, pemeliharaan, penemuan kembali maupun penyusutannya.
Dibawah ini akan dibuatkan tabel dari hasil pengamatan, presentasi dan kunjungan dari beberpa perusahaan tersebut. Terhadap arsip dan rekod-nya yang adalah tugas pokok atau subtantif perusahaan tersebut.
Nama Perusahaan
Penciptaan
Pemeliharaan & Penataan
Penemuan Kembali
Penyusutan
1.Castle Asia
Membuat Klasifikasi tersendiri berupa :
*Bibliografi  Database : Directory, Statistic, Company Annual Report & Brochures, Regulation
* Contact Person Database
* Fulltext Database : Business Report, Regulation
* Electronic News Cliping
Semua Database disimpan dalam sebuah Electronic Database System.
(Menggunakan proses scanning dan berisi fulltext database)
Pemeliharaan dan security  data secara otomatis dengan  melalui server.
Menggunakan Information Retrieval System dengan memakai program Microsoft Index Server.
Disimpan dalam website dan pencarian dapat berdasarkan nama client (Perusahaan atau Orang), kronologis dan masalah.
Dilakukan berdasarkan perkembangan  dunia usaha. Minimal 5-10  Tahun dilakukan penyusutan
2.ADB (Asian Development Bank)
Terdiri dari Periode Proyek :
1.Dokumen Rencana Proyek
2.Dokumen  Pengesahan Proyek
3. Dokumen Kontrol Proyek (Data dan Surat-menyurat)
4. Dokumen Laporan Proyek (Berupa Data & Laporan )
Selain itu Dokumen-dokumen selama Proyek berlangsung seperti :
– Adminitrasi Kontrak
– Surat-menyurat
– Rekod Karyawan
– Rekod Project Manager Officer
– Rekod penunjang lainnya.
Dilakukan Penataan berdasarkan Nama Proyek, Badan Korporasi, dan Perorangan.
Dandisusun berdasarkan Sektor Program ADB yaitu : Program Perbaikan Kinerja Lembaga Pemerintah, Program Sosial dan Infrastruktur dll. (Karena ruang lingkup yang luas  dan sektor pekerjaan beragam
)
Pemeliharaan disimpan dalam Central File, Roll-O Pact, dan telah menggunakan komputerisasi
Penemuan kembali menggunakan sarana komputer dan manual. Pencarian berdasarakan nama Badan Korporasi Perorangan, Proyek dan Loan / Bank Account.
Dilakukan stelah Proyek selesai. Biasanya proyek berjalan 5-10 tahun dan Penyelesaian Proyek kurang lebih 2-3 Tahun. Apabila itu telah dilakukan Dokumen tersebut akan masuk dalam Pasca Project yang disebut PPAR (Project Performance Audit Report) setelah itu diretensi dan dikirim ke Manila sebagai pusat data.
3. Telkomsel
Penanganan Rekod dalam Divisi Accounting dan Budget Monitoring  berdasarkan :
– Invoice/ Bukti Bayar Vendor
– Kontrak, PO & SPK
– Bank Garansi
– Pajak
– Budget Control Card
Berdasarkan Jenis Arsip secara Seri., (No.Kontrak, No.Invoice dan No.Bank Garansi,dll) Disimpan pada rak-rak.
Pemeliharaan ditempatkan dalam dua tempat penyimpanan arsip.
– Lt.17 untuk arsip aktif (2 tahun)
– Basement (untuk arsip yang berkurang penggunanannya)
Berdasarkan Nama Client, No.Kontrak, No.Bank Garansi, No.Invoice, Tanggal Faktur Pajak
Arsip dimasukkan dalam database menggunakan MsAccess untuk pengoperasiannya.
Dilakukan berdasrkan UU No.8 Tahun 1997 yaitu setelah 10 Tahun.
4.Price Water House Coopers (PWH)
Information & Research Centre terdiri dari :
* ABAS (Audit Business Services)
* FAS (Finnacial Advisory Services)
* TLS (Tax  & Legal Services)
Penyimpanan dilakukan di tiga tempat :
– Gedung PWC (Aktif)
-Records Manage-ment Company (MMI) – Arsip In-Aktif.
-HalimStorage (Statis)
Penataan berdasarkan nama Client (Peru –sahaan atau per-orangan)
Penemuan Kembali mengunakan aplikasi komputer yaitu Lotus Notes. Pencarian berdasarkan nama client untuk semua jenis arsip.
Apabila lokasi pe nyimpanan berbeda-beda maka harus dilakukan pencarian ke tempat tersebut kurang lebih satu hari  pencarian.
Penyusutan berdasarkan jangka waktu 10 tahun setelah client tersebut diaudit. Dan beberapa dokumen lain yang tidak berhubungan dengan audit atau surat-menyurat dapat disusutkan lebih dahulu.
Dari tabel diatas dapat kita simpulkan bahwa setiap perusahaan menggunakan berbagai cara untuk menyimpan, megelola, menata serta mengolah rekod yang mereka punya sebaik mungkin. Karena tanpa pengelolaan dan penataan data informasi yang benar dan tepat serta efiseien dan efektif maka informasi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut dapat mubazir atau sia-sia.
Pengelolaan dan Penataan Arsip Bisnis tetaplah harus diperhatikan dengan baik. Karena pengelolaan dan penataan yang baik akan menunjang pengolahan data dan tentu saja akan menunjang kemajuan perusahaan dalam meraih laba atau keuntungan. Hasil-hasil transaksi dan kegiatan lainnya menjadi pedoman bagi perusahaan tersebut dalam mengambil keputusan  atau sebagai alat akuntabilitas kepada masyarakat.
Kegunaan Arsip Bisnis bagi Perusahaan Profit yaitu antara lain :
1.Sebagai penunjang pengambilan keputusan
2. Sebagai data analisis perkembangan usaha jangka pendek, menengah, dan panjang
3. Sebagai bahan pembuktian hukum
4. Sebagai alat akuntabilitas perusahaan
Dari keempat kegunaan arsip bisnis bagi perusahaan maka penanganan dan penataan arsip di bidang usaha menjadi sangat penting artinya. Dan untuk pelaksanaannya diperlukan SDM yang mengerti dan mempunyai wawasan luas tentang pekerjaan tersebut maupun pengetahuan lainya. Diperlukan seorang yang berpandangan ke depan sesuai dengan Visi dan Misi dari Perusahaan. Seorang Record Manager harus menguasai atau minimal memiliki pengetahuan di bidang informasi dan komputer. Karena bidang komputer ataupun teknologi mempunyai peranan penting bagi semua perusahaan yang bergerak di dunia usaha perdanganan atau serice lainnya. Era globalisasi informasi mengkhendaki informasi yang tersedia dengan cepat dan tepat.

Posted on Juni 8, 2011, in Kearsipan. Bookmark the permalink. Tinggalkan komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: