LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN SURVEY ARSIP


Pencapaian sistem kearsipan terpadu diperlukan bagi suatu organisasi agar dapat mewakili  berbagai kebutuhan pengarsipan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas manajemen organisasi. Sistem kearsipan terpadu yang berlaku bagi seluruh unit dalam organisasi adalah salah satu faktor pendukung terciptanya tertib kearsipan di perusahaan. Sistem Manajemen Arsip Terpadu  mengarah kepada efektivitas dan efisiensi  kegiatan perusahaan.
Diperlukan sebuah pendekatan dan pengamatan yang mendalam pada saat kita akan merencanakan membuat sebuah system manajemen. Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu Pendekatan secara mikro & makro.
Pendekatan secara mikro artinya adalah sebuah pengamatan cara kerja dan alur aktifitas arsip tersebut sejak saat diciptakan, digunakan dan disimpan. Pendekatan ini dimulai secara Bottom to Up. Yang dilakukan dari unit terendah sampai ke unit tertinggi, dari tingkat operasional ke manajerial, dari bentuk item sampai ke berkas.
Pendekatan secara makro artinya adalah sebuah pengamatan terhadap prosedur, kebijakan-kebijakan organisasi, peraturan pemerintah, dan chart organization. Pendekatan ini dimulai secara Up to Bottom. Yang dilakukan dari unit tertinggi sampai ke unit terendah, dari tingkat manajerial sampai ke operasional, dari bentuk berkas sampai ke item.
Langkah awal yang harus dilakukan dalam melakukan pendekatan mikro atau makro appraisal antara lain adalah dengan melakukan Survey & Inventarisasi Arsip.
Survey
Survei adalah kegiatan penelitian dan pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum dilakukannya penataan pada arsip in-aktif-statis yang penataannya sudah tidak berdasarkan penataan pada masa dinamisnya (arsip kacau). Kegiatan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal tentang jumlah/kuantitas arsip, jenis fisik arsip, lembaga pencipta arsip dan system pengaturan yang pernah dilakukan oleh arsip yang akan diinventarisasi. Survei ini bertujuan untuk merencanakan lebih lanjut rencana penginventarisasiannya yang meliputi waktu, biaya dan tenaga pelaksananya.
Tujuan Survey
Adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan kearsipan pada tiap-tiap unit yang bertanggung jawab pada kearsipan, volume arsip, jenis arsip, kurun waktu arsip, kondisi gedung atau ruang penyimpanan dan arsip-arsip yang terdapat didalamnya.
Kegiatan survey ini ditujukan untuk
1)     Menlakukan identifikasi hubungan diantara rekod-rekod yang ada, serta hubungannya dengan aktifitas serta fungsi organisasi.
2)     Mengetahui keberadaan dan efektifnya sistem pencarian dan pengaturan managemen kearsipan sebelumnya.
3)   Menilai kondisi fisik rekod termasuk dimana lokasi, jenis media dan jumlahnya.
4)   Menemukan unit mana yang bertanggug jawab terhadap pemeliharaannya nanti.
5)   Meninjau kembali kebutuhan bagi pengguna yang akan memerlukan keberadaannya.
Hasil survey dapat dijadikan sebagai bahan masukan manajemen dalam merencanakan kebutuhan perlengkapan/alat, tenaga kerja (sumber daya manusia), waktu dan biaya yang diperlukan dalam penataan arsip. Survei arsip biasanya juga dilakukan sebelum melakukan penyusutan arsip.
Langkah-Langkah Kegiatan Survey
1.     Menetapkan sasaran dan tujuan survey, Memperoleh persetujuan dari pimpinan dan
  mengetahui siapa saja pencipta rekod, Mencari latar belakang penciptaan rekod
  berdasarkan struktur organisasinya.
2.     Mempersiapkan formulir survei dan wawancara.
3.     Membentuk sebuah tim survey, membuat jadwal survey dan pertemuan dengan manager operasional serta staf lainnya.
4.     Identifikasi lokasi tempat penyimpanan rekod, Melakukan pengamatan dan memastikan system rekod yang digunakan, Melakukan wawancara & pengamatan secara langsung.
5.     Mengumpulkan data-data hasil survey, Melakukan analisa dan membuat
rekomendasi.

Posted on Juni 8, 2011, in Kearsipan. Bookmark the permalink. Tinggalkan komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: