MENETAPKAN TUJUAN DAN MEMPERSIAPKAN FORMULIR SURVEY

Menetapkan Tujuan Survey

Penetapan tujuan survey dilakukan untuk mempersempit ruang lingkup penelitian sehingga dapat lebih focus dalam pengambilan sample sesuai dengan fungsi dan kepentingan unit dalam organisasi. Memperoleh persetujuan dari pimpinan dan mengetahui siapa saja pencipta rekod juga perlu dilakukan agar penelitian dapat dilakukan dengan baik sesuai jadwal kerja yang akan dibuat.

Mencari latar belakang penciptaan rekod berdasarkan struktur organisasinya, juga penting supaya mendapatkan gambaran umum kegiatan yang dilakukan, visi dan misi dari organisasi. Sehingga dapat membatasi ruang lingkup penelitian sebelum melakukan survei yang sebenarnya.

Mempersiapkan Formulir Survey
Langkah awal untuk melakukan survey ke unit-unit kerja adalah dengan mempersiapkan formulir survei. Yang isinya meliputi 5 bagian yaitu :

a. Lembaga Pencipta
Lembaga pencipta adalah asal dari arsip tersebut diciptakan dan diterima.  Lembaga pencipta dapat berupa sebuah organisasi atau unit kerja.  Bagian pertama ini untuk memberikan gambaran alamat korespondensi mengenai organisasi atau unit kerja itu berada. Lokasi penyimpanan tempat arsip aktif atau inaktif itu disimpan. Penanggung jawab dari pimpinan tertinggi atau pejabat yang bertanggung jawab atas tugas sehari-hari dilimpahkan juga  terhadap penyimpanan arsip.  Penanggung jawab dan kordinator pemilikan rekod

b. Kondisi Arsip
Kondisi arsip adalah untuk mengetahui gambaran kondisi arsipnya. Unsur-unsur yang diperhatikan antara lain :

– Kondisi Fisik arsip. Apakah arsip dalam keadaan rusak, baik, kotor dan sebagainya.

– Ruangan. Bagaimana kondisi ruangan penyimpanan rekod, baik rekod aktif dan in-aktif termasuk sistem penyimpanan rekod.  Dijelaskan pula sistem pemeliharaan dan perlindungan rekod yang digunakan baik dalam keadaan aktif, in-aktif sampai dengan statis.  Bagaimana juga dengan keberadaan dan tempat penyimpanan backup rekod dan duplikat baik software atau hardware yang dibutuhkan untuk akses penggunaan rekod
–  Kurun Waktu. Tahun arsip yang bersangkutan tersimpan di unit kerja tersebut.
–  Jenis Fisik. Bentuk fisik arsip yang tercipta dan diterima.

– Kuantitas. Atau disebut juga volume arsip yang tersimpan. Perhitungan volume arsip menggunakan metode meter lari. Ukuran jumlah/volume arsip berdasar atas posisi arsip susunan lateral sepanjang satu meter. Satu meter lari beratnya antara 35-80 kg. Perhitungan volume arsip juga digambarkan dengan menghitung dan mendata sarana penyimpanan arsip.

Seperti penggunaan rak, filing cabinet, boks, binder file, lemari arsip, karung dll.

– Provenance atau asal usul rekod termasuk ruang lingkup dan isi rekod, termasuk subyek permasalahan rekod, kelengkapan seri rekod.

– Potensi dan aktualisasi penggunaan rekod, berupa frekwensi penggunaan rekod selama seminggu, sebulan dan setahun

– Tingkat perkembangan rekod,apakah rekod itu asli, copy, atau tembusan.

– Bagaimana hubungan dengan seri rekod yang lain

C. Sistem Penataan Arsip– Jalan masuk. Bagaimana dan dengan apa arsip itu dicatat. Apakah telah tersedia sebuah sistem pencatatannya?

– Akses kontrol penemuan kembali maupun penciptaan arsip, termasuk didalamnya kondisi akses penggunaan rekod
untuk pemerintah, hukum dan tingkat pengamanannya

D. Sistem Penyusutan Arsip.  Kegiatan dalam rangka pengurangan arsip yang ada didasarkan pada kaidah-kaidah kearsipan, kebutuhan organisasi dan legalitas hukum informasi arsipnya dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah/Unit Kerja ke Unit Kearsipan.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke storage/record centre.

  – Lokasi Penyimpanan. Tempat atau gedung penyimpanan arsip. Lokasi penyimpanan arsip aktif, inaktif dan statis berbeda-beda.

Sistem penyimpanan arsip dapat berupa sentralisasi atau desentralisasi.

–    Jadwal Retensi. Adalah suatu daftar tentang jenis/masalah arsip yang didasarkan pada klasfikasi (pengelompokkan masalah) arsip, serta retensi dari lamanya arsip harus disimpan dalam suatu unit kerja/organisasi pencipta arsip. Jadwal Retensi Arsip  ini nantinya akan dijadikan pedoman bagi instansi/organisasi yang akan melakukan  penyusutan arsipnya.